2.4. Concepto e importancia del proceso administrativo.
2.4 Concepto e importancia del proceso administrativo
2.4.1 Introducción
El proceso administrativo es el conjunto de funciones y actividades interrelacionadas que el administrador ejecuta de manera sistemática para alcanzar los objetivos de la organización. Constituye el núcleo de la teoría administrativa y la herramienta fundamental de la gestión empresarial.
Desde Henri Fayol (1916) hasta los autores contemporáneos, el proceso administrativo ha sido objeto de estudio, debate y perfeccionamiento. Si bien existen diversas propuestas sobre sus etapas y denominaciones, existe consenso universal en que la administración se materializa a través de un ciclo dinámico y continuo de funciones esenciales.
2.4.2 Concepto de proceso administrativo
Definición:
El proceso administrativo es el conjunto de funciones administrativas (planeación, organización, dirección y control) que el administrador ejecuta de manera cíclica, dinámica e interactiva para lograr los objetivos organizacionales mediante el uso eficiente y eficaz de los recursos disponibles.
Etimología:
- Proceso: del latín processus, que significa “avance”, “marcha”, “conjunto de etapas sucesivas”.
- Administrativo: relativo a la administración (del latín ad minister, “hacia el servicio”).
Concepto según diversos autores:
| Autor | Concepto de proceso administrativo |
|---|---|
| Henri Fayol | Conjunto de funciones que comprenden: prever, organizar, mandar, coordinar y controlar. |
| Idalberto Chiavenato | Proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales. Es un proceso cíclico, dinámico e interactivo. |
| Harold Koontz y Cyril O’Donnell | Conjunto de funciones administrativas que conforman el proceso de planeación, organización, designación de personal, dirección y control. |
| George R. Terry | Proceso distintivo que consiste en planear, organizar, ejecutar y controlar, desempeñado para determinar y lograr los objetivos manifestados mediante el uso de seres humanos y otros recursos. |
| James A. F. Stoner | Proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el trabajo de los miembros de la organización y de usar todos los recursos disponibles de la empresa para alcanzar las metas establecidas. |
| Peter F. Drucker | El proceso administrativo es la herramienta específica que hace que las organizaciones sean capaces de generar resultados. |
2.4.3 Elementos del proceso administrativo
El proceso administrativo se compone de cuatro funciones fundamentales (según la mayoría de los autores contemporáneos):
| Función | Definición | Pregunta clave |
|---|---|---|
| Planeación | Determinar anticipadamente los objetivos y los cursos de acción para alcanzarlos. | ¿Qué hacer? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Dónde? ¿Quién? |
| Organización | Estructurar los recursos y las actividades para ejecutar lo planeado. | ¿Cómo distribuir el trabajo y los recursos? |
| Dirección | Guiar, motivar, liderar y comunicar para que las personas ejecuten lo planeado. | ¿Cómo lograr que las personas actúen? |
| Control | Verificar que lo ejecutado se ajuste a lo planeado y corregir desviaciones. | ¿Se cumplió lo planeado? ¿Qué corregir? |
Evolución de los elementos según los autores clásicos:
| Autor | Elementos propuestos |
|---|---|
| Fayol | Prever, organizar, mandar, coordinar, controlar |
| Urwick | Investigación, previsión, planeación, organización, coordinación, dirección, control |
| Gulick (POSDCORB) | Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting, Budgeting |
| Koontz y O’Donnell | Planeación, organización, designación de personal, dirección, control |
| Chiavenato | Planeación, organización, dirección, control |
| Stoner | Planeación, organización, dirección, control |
2.4.4 La naturaleza cíclica del proceso administrativo
El proceso administrativo no es una secuencia lineal con principio y fin, sino un ciclo continuo y dinámico:
Características del ciclo:
- Cíclico: Se repite continuamente.
- Dinámico: Las funciones interactúan entre sí.
- Interactivo: Cada función influye en las demás.
- Sistémico: Es un todo integrado, no una suma de partes.
- Perfectible: Cada ciclo permite corregir y mejorar el siguiente.
2.4.5 Importancia del proceso administrativo
El proceso administrativo es importante porque:
A) Proporciona orden y método
Sin un proceso sistemático, la administración sería improvisada y caótica. El proceso administrativo ofrece un marco lógico para la acción directiva.
B) Optimiza el uso de recursos
Al planear, organizar, dirigir y controlar, se logra la máxima eficiencia en la utilización de los recursos disponibles (humanos, materiales, financieros, tecnológicos y mercadológicos).
C) Facilita el logro de objetivos
El proceso administrativo es el medio para alcanzar los fines organizacionales. Sin proceso, no hay resultados.
D) Permite la coordinación e integración
Las cuatro funciones del proceso administrativo son interdependientes y permiten integrar el trabajo de todas las áreas y personas de la organización.
E) Facilita la adaptación al cambio
El control y la retroalimentación permiten detectar desviaciones y ajustar el rumbo de la organización ante los cambios del entorno.
F) Es universal
El proceso administrativo se aplica a todo tipo de organizaciones (empresas, gobierno, hospitales, universidades, ONG) y en todos los niveles jerárquicos (institucional, intermedio, operacional).
G) Es la base de la competitividad
Las organizaciones que dominan el proceso administrativo son más eficientes, eficaces y competitivas que aquellas que improvisan.
H) Es el fundamento de la profesión del administrador
El proceso administrativo es el instrumento de trabajo del administrador. Dominarlo es esencial para su desempeño profesional.
2.4.6 El proceso administrativo y la eficiencia y eficacia
El proceso administrativo busca dos objetivos complementarios:
| Concepto | Definición | Enfoque | Pregunta |
|---|---|---|---|
| Eficiencia | Hacer bien las cosas, con el mínimo de recursos | Medios | ¿Cómo hacerlo mejor? |
| Eficacia | Alcanzar los objetivos propuestos | Fines | ¿Para qué hacerlo? |
Eficiencia + Eficacia = Excelencia organizacional
El proceso administrativo equilibra ambos aspectos:
- Planeación y organización → Énfasis en la eficiencia (métodos, recursos).
- Dirección y control → Énfasis en la eficacia (resultados, objetivos).
2.4.7 Aplicación del proceso administrativo en los niveles organizacionales
El proceso administrativo se aplica en los tres niveles jerárquicos de la organización, pero con diferente énfasis:
| Nivel | Planeación | Organización | Dirección | Control |
|---|---|---|---|---|
| Institucional (estratégico) | Estratégica (largo plazo, global) | Diseño organizacional | Liderazgo estratégico | Control estratégico (indicadores globales) |
| Intermedio (gerencial) | Táctica (mediano plazo, departamental) | Departamentalización | Gerencia de equipos | Control táctico (por departamento) |
| Operacional (técnico) | Operacional (corto plazo, tareas) | Diseño de cargos y tareas | Supervisión directa | Control operacional (por tarea) |
Conclusión: Aunque las funciones son las mismas, su alcance, profundidad y horizonte temporal varían según el nivel jerárquico.
2.4.8 El proceso administrativo como sistema
Desde la Teoría de Sistemas, el proceso administrativo constituye un sistema abierto que interactúa con su entorno:
| Componente | Descripción |
|---|---|
| Entradas | Información del entorno, objetivos organizacionales, recursos. |
| Procesamiento | Las cuatro funciones administrativas (planeación, organización, dirección, control). |
| Salidas | Resultados, productos/servicios, satisfacción del cliente, utilidades. |
| Retroalimentación | Información de retorno que permite ajustar y mejorar el proceso. |
| Ambiente | Entorno interno y externo que influye y es influido por el proceso. |
2.4.9 Importancia del proceso administrativo en la era actual
En la era de la información, la globalización y la incertidumbre, el proceso administrativo adquiere nuevas dimensiones:
| Tendencia | Implicación para el proceso administrativo |
|---|---|
| Globalización | Planeación estratégica global, organización en redes, dirección intercultural, control de operaciones internacionales. |
| Tecnología de la información | Planeación con simulación, organización virtual, dirección a distancia, control en tiempo real. |
| Competitividad | Planeación innovadora, organización flexible, dirección emprendedora, control por indicadores. |
| Cambio constante | Planeación contingente, organización adaptativa, dirección del cambio, control dinámico. |
| Sociedad del conocimiento | Planeación del capital intelectual, organización del aprendizaje, dirección del talento, control del conocimiento. |
| Responsabilidad social | Planeación sostenible, organización ética, dirección responsable, control del triple balance. |
2.4.10 Conclusión
El proceso administrativo es el corazón de la gestión empresarial. Sin él, la organización carece de dirección, método y resultados. Es un ciclo continuo que permite a la organización:
- Anticipar el futuro (planeación).
- Estructurar sus recursos (organización).
- Movilizar a las personas (dirección).
- Verificar sus resultados (control).
- Mejorar continuamente (retroalimentación).
Como señala Chiavenato:
“Las funciones administrativas en conjunto forman el proceso administrativo; por separado, planeación, organización, dirección y control son funciones administrativas. Toda la literatura neoclásica se apoya en el proceso administrativo para explicar cómo se desarrollan las funciones administrativas en las organizaciones.”
Y como afirma Drucker:
“La administración es la herramienta específica que hace que las organizaciones sean capaces de generar resultados. Sin administración, las organizaciones jamás tendrían condiciones que les permitan existir y crecer.”
El dominio del proceso administrativo es, por tanto, indispensable para todo profesional de la gestión empresarial.
Matriz del proceso administrativo
A continuación, se presenta la matriz del proceso administrativo que sintetiza las funciones, sus elementos, características, técnicas e instrumentos:
| FUNCIÓN | DEFINICIÓN | ELEMENTOS | CARACTERÍSTICAS | TÉCNICAS E INSTRUMENTOS | RESULTADO |
|---|---|---|---|---|---|
| PLANEACIÓN | Determinar anticipadamente los objetivos y los cursos de acción para alcanzarlos. | • Objetivos • Políticas • Directrices • Metas • Programas • Procedimientos • Métodos • Normas • Presupuestos • Pronósticos • Estrategias | • Es la primera función. • Define el rumbo. • Es anticipatoria. • Es permanente. • Es flexible. • Es participativa. • Es sistémica. | • Análisis FODA • Matriz BCG • Matriz producto/mercado • Árbol de decisiones • Escenarios • Presupuestos • Cronogramas • PERT/CPM • Benchmarking • Planeación estratégica • Planeación táctica • Planeación operacional | PLANES |
| ORGANIZACIÓN | Estructurar los recursos y las actividades para ejecutar lo planeado. | • División del trabajo • Especialización • Jerarquía • Departamentalización • Autoridad • Responsabilidad • Delegación • Coordinación | • Es la segunda función. • Es estática y dinámica. • Define la estructura. • Distribuye el trabajo. • Asigna recursos. • Establece relaciones. • Es formal e informal. | • Organigramas • Manuales administrativos • Descripción de cargos • Análisis de puestos • Diagramas de flujo • Departamentalización (funciones, productos, geografía, clientes, procesos, proyectos) • Estructuras: lineal, funcional, línea-staff, matricial, equipos, redes | ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL |
| DIRECCIÓN | Guiar, motivar, liderar y comunicar para que las personas ejecuten lo planeado. | • Integración • Motivación • Comunicación • Liderazgo • Supervisión • Toma de decisiones • Empowerment | • Es la tercera función. • Es interpersonal. • Es dinámica. • Es continua. • Se enfoca en las personas. • Requiere habilidades humanas. • Es situacional. | • Teorías de motivación (Maslow, Herzberg, Vroom, McClelland) • Estilos de liderazgo (autocrático, democrático, liberal, situacional) • Redes de comunicación • Toma de decisiones (racional, limitada, programada, no programada) • Coaching • Mentoring • Trabajo en equipo • Empoderamiento | PERSONAS MOTIVADAS Y COMPROMETIDAS |
| CONTROL | Verificar que lo ejecutado se ajuste a lo planeado y corregir desviaciones. | • Establecimiento de estándares • Observación del desempeño • Comparación con estándares • Acción correctiva • Retroalimentación | • Es la cuarta función. • Es cíclica. • Es correctiva. • Es preventiva. • Es permanente. • Es selectiva (por excepción). • Se enfoca en resultados. | • Indicadores de gestión (KPI) • Balanced Scorecard (BSC) • Auditoría • Control estadístico de calidad • Six Sigma • Presupuestos de control • Gráficas de control • Análisis de desviaciones • Retroalimentación (feedback) | RESULTADOS VERIFICADOS Y MEJORADOS |
Matriz del proceso administrativo: vista integradora
| ELEMENTO | PLANEACIÓN | ORGANIZACIÓN | DIRECCIÓN | CONTROL |
|---|---|---|---|---|
| Pregunta clave | ¿Qué hacer? | ¿Cómo estructurar? | ¿Cómo dirigir? | ¿Se cumplió? |
| Enfoque | Fines y medios | Estructura y recursos | Personas y equipos | Resultados y desviaciones |
| Horizonte temporal | Largo, mediano y corto plazo | Mediano y largo plazo | Corto y mediano plazo | Corto plazo (continuo) |
| Nivel de aplicación | Todos los niveles | Todos los niveles | Todos los niveles | Todos los niveles |
| Habilidades requeridas | Conceptuales | Conceptuales y técnicas | Humanas | Técnicas y conceptuales |
| Producto principal | Planes | Estructura | Motivación y liderazgo | Indicadores y acciones correctivas |
| Instrumento clave | Estrategias, programas, presupuestos | Organigramas, manuales | Comunicación, motivación | KPIs, BSC, auditoría |
| Relación con otras funciones | Base de las demás | Ejecuta lo planeado | Dinamiza la estructura | Verifica y retroalimenta |
| Autor principal | Fayol, Drucker, Steiner | Fayol, Weber, Chandler | Mayo, McGregor, Likert | Fayol, Deming, Kaplan & Norton |
| Teoría asociada | Neoclásica, APO | Clásica, Burocracia, Estructuralista | Relaciones Humanas, Conductista, DO | Matemática, Sistemas, Calidad |
Matriz del proceso administrativo según los niveles organizacionales
| NIVEL | PLANEACIÓN | ORGANIZACIÓN | DIRECCIÓN | CONTROL |
|---|---|---|---|---|
| Institucional (Estratégico) | Planeación estratégica (largo plazo, global, misión, visión, estrategias) | Diseño organizacional (estructura global, cultura, integración) | Liderazgo estratégico (visión, inspiración, cambio) | Control estratégico (indicadores globales, BSC, auditoría) |
| Intermedio (Gerencial) | Planeación táctica (mediano plazo, departamental, programas) | Departamentalización (funciones, productos, geografía, clientes) | Gerencia de equipos (motivación, comunicación, supervisión) | Control táctico (presupuestos, indicadores departamentales) |
| Operacional (Técnico) | Planeación operacional (corto plazo, tareas, procedimientos) | Diseño de cargos y tareas (descripción, análisis, métodos) | Supervisión directa (instrucción, apoyo, retroalimentación) | Control operacional (inspección, calidad, tiempos, costos) |
Matriz de relación: teorías administrativas y proceso administrativo
| TEORÍA | PLANEACIÓN | ORGANIZACIÓN | DIRECCIÓN | CONTROL |
|---|---|---|---|---|
| Científica (Taylor) | Planeación del método (tiempos y movimientos) | Organización racional del trabajo (división y especialización) | Supervisión funcional (instrucción y control) | Control de estándares (tiempos, costos, calidad) |
| Clásica (Fayol) | Previsión (programa de acción) | Organización (estructura, autoridad, responsabilidad) | Mando (dirección, coordinación) | Control (verificación, corrección) |
| Relaciones Humanas (Mayo) | Planeación participativa (integración social) | Organización informal (grupos, normas sociales) | Liderazgo democrático (motivación, comunicación) | Control social (sanciones y recompensas grupales) |
| Burocracia (Weber) | Planeación racional (reglas y normas) | Organización formal (jerarquía, competencia técnica) | Dirección impersonal (autoridad legal) | Control burocrático (reglamentos, supervisión) |
| Neoclásica (Drucker) | Planeación estratégica y APO (objetivos) | Organización por resultados (departamentalización) | Dirección por objetivos (delegación, participación) | Control por resultados (evaluación del desempeño) |
| Conductista (McGregor) | Planeación participativa (Teoría Y) | Organización flexible (equipos, autonomía) | Dirección situacional (liderazgo, motivación) | Control por autocontrol (empowerment) |
| Desarrollo Organizacional (Bennis) | Planeación del cambio (cultura organizacional) | Organización para el aprendizaje (equipos, redes) | Dirección del cambio (agentes de cambio, coaching) | Control por retroalimentación (evaluación y mejora continua) |
| Sistemas (Bertalanffy) | Planeación sistémica (entorno, subsistemas) | Organización como sistema abierto (interdependencia) | Dirección integradora (coordinación de subsistemas) | Control homeostático (retroalimentación, equilibrio) |
| Situacional (Lawrence & Lorsch) | Planeación contingente (según entorno) | Organización flexible (adaptativa, orgánica) | Dirección situacional (estilo según contexto) | Control contingente (indicadores según situación) |
| Calidad Total (Deming, Juran) | Planeación de la calidad (objetivos, estándares) | Organización para la calidad (equipos, procesos) | Dirección participativa (liderazgo, motivación) | Control estadístico (mejora continua, cero defectos) |
| Reingeniería (Hammer & Champy) | Planeación radical (reinvención de procesos) | Organización por procesos (equipos multifuncionales) | Dirección del cambio (liderazgo transformador) | Control por resultados (indicadores de proceso) |
| Aprendizaje Organizacional (Senge) | Planeación del conocimiento (visión compartida) | Organización del aprendizaje (equipos, redes) | Dirección del conocimiento (liderazgo educativo) | Control del aprendizaje (retroalimentación, mejora) |